LOJİSTİK
Lojistik Yunanca “logistikos” (hesaplama yeteneği) ve
Fransızca “logistique” (arz etmek, kışla-konak yeri) kelimelerinden türemiştir.
Lojistik kelimesi (logistics) esas olarak logic ve statistics kelimelerinin
birleşmesinden meydana gelmiştir. Bu kelimeler Türkçe karşılık olarak
“istatistiksel mantık”ı ifade etmektedir. Böylece; askerlerin konak yeri, hesap
ve mantık kavramlarının bileşimiyle lojistik kavramı elde edilmiştir (Russell,
2000).
Lojistik kelimesi ilk olarak Silahlı Kuvvetlerde
kullanılmıştır. 1905 yılında Albay Chauncey B. Baker tarafından “malzeme ve
personelin taşıma, tedarik, bakım ve yenilenmesi” şeklinde askeri bir
fonksiyonu tanımlamak amacı ile kullanıldığı bilinmektedir. Askeri anlamda
lojistik, “muharip unsurlara strateji ve taktiğine uygun ve gerekli olan ikmal
maddeleri ile hizmet desteğini sağlamak için yapılan faaliyetler” anlamına
gelmektedir. Bu kapsamda “orduların erzak ve mühimmat desteğinin düşünülerek
hareket ettirilmesi sanatı” olarak öngörülmektedir (Tanyaş, 2003).
Lojistiğin birçok tanımı yapılabilmektedir. Bunun
başlıca nedeni; lojistiğin çok geniş bir uygulama sahasının oluşu ve bu yüzden
bu kavrama farklı açılardan bakılabilmesidir. Bunun yanında lojistik aşağıda ki
şekilde formüle edilmektedir.
Lojistik = Tedarik + Malzeme Yönetimi + Dağıtım
(Rushton vd. 2006: 4).
Lojistik; planlama ve verimi kontrol edebilme,
maliyetleri düşürebilme, hammadde, yarı mamul ve mamullerin stoklanması gibi
süreçlerin müşterilerin gereksinimlerine göre yönetilmesidir (Ballou, 1999: 6).
Bir genel tanım da literatüre “Seven Rs” olarak geçmiş olan “Yedi Doğru”
tanımıdır: Doğru ürünün, doğru şartlarda, doğru miktarda, doğru yerde, doğru
zamanda, doğru maliyetle, doğru müşteri için kullanılabilirliğini sağlamaktır
(Russell, 2000). Bu çerçevede ürün ya da hizmetler için önemli bir değer
yaratıcı faaliyet olarak değerlendirilmektedir (Tuna, 2001: 194). Lojistiğin
günümüzde kabul gören en geçerli tanımı, Lojistik Yönetim Konseyi (The Council
of Logistics Management-CLM), yeni adı ile Tedarik Zinciri Yönetimi
Profesyonelleri (Supply Chain Management Professionals-CSCMP) tarafından
yapılmıştır. Bu tanıma göre lojistik; müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak
üzere ürünlerin üretildiği veya kaynaklandığı
noktadan, son kullanımının bulunduğu tüketim noktasına
kadar olan tedarik zinciri içindeki malzemelerin, servis hizmetlerinin ve bilgi
akışının etkin ve verimli bir şekilde iki yöne doğru hareketinin ve
depolanmasının, planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesidir (CSCMP, 2006).
Bu tanım lojistiğin en üstün boyutu olan müşteri (tüketici) isteklerinin
karşılanması üzerinde önemle durmuştur ve iki nokta (tedarikçi-müşteri)
arasındaki mal, hizmet ve bilgi akışını içeren tüm faaliyetleri kapsamaktadır (Baki,
2004: 14). Burada kritik olan nokta lojistik hizmetlerin müşteri ihtiyacını
karşılamak için yapılmasıdır. Burada müşteri olarak tanımlanan, ürünün sahibi
olan üretici veya satıcı değil o ürünü kullanacak olan son kullanıcı
olmaktadır. Hedef son kullanıcıya istediği malı istediği yerde istediği zaman
istediği kadar, istediği şartlarla ve istediği fiyatla teslim edilmesinin
sağlanmasıdır. Bu da müşteri memnuniyeti yaratmanın temelidir (Yıldıztekin,
2003).
ELEKTRONİK VERİ DEĞİŞİMİ (EDI)
En
eski elektronik iletişim sistemlerinden birisi olan EDI insan faktörünün ve
kâğıt tüketiminin azaltılması amacıyla kullanılmaya başlanmıştır. Çoğunlukla
büyük firmalar tarafından müşterilerine bilgi aktarmada, sipariş bilgileri
sunmada, tedarikçilere sipariş vermede veya elektronik para transferinde
kullanılmaktadır. Birçok bilim adamı ve araştırmacı EDI hakkında birbirine
benzer tanımlar ortaya koymuşlardır[62]. Bunlardan bazıları aşağıdaki gibidir:
Elektronik veri transferi (EDI) , firma içi doküman ve
bilgilerin diğer firmaların bilgisayar sistemlerine iletilmesine izin veren bir
çeşit organizasyonlar arası elektronik iletişim sistemidir [21] .
Elektronik veri transferi (EDI) , standardize edilmiş
is dokümanları ve firmalar arası işlemlerin
bilgisayardan bilgisayara iletimini kolaylaştıran online bir sistemdir
[22] .
Elektronik veri transferi, ticari partnerlerin
yapılandırılmış is dokümanlarını bilgisayarlarda islenebilir bir formatta
telekomünikasyon ağları üzerinden birbirleriyle değiştirmelerine olanak
sağlayan bir enformasyon teknolojisi uygulamasıdır [23] .
Bir firmanın bir veya daha fazla sayıdaki ticari
partnerleriyle bilgisayardan bilgisayara veri iletimi esasına dayanan bireysel
bağlar kurduğu organizasyonlar arası elektronik ticaretin bir seklidir [24] .
Elektronik veri transferi (EDI) , bir tedarik zinciri
içindeki farklı firmaların koordine edilmesine yardım eden B2B elektronik
ticaretin bir formudur [25] .
Elektronik veri transferi (EDI), yapılandırılmış is
dokümanlarının elektronik olarak firma içindeki farklı departmanlar ya da
farklı firmalar arasında iletilmesine , makinelerde tekrar kullanılmasına ,
tekrar veri girişlerinin önlenmesine olanak sağlayan ve verilerin lokal bir
bölgedeki iş uygulamasından diğer bir lokal bölgedeki is uygulamasına iletilmesine
izin veren organizasyonlar arası bir sistemdir [26] .
Alıcı ve satıcı konumundaki iki firma arasında belli
bir formattaki standardize edilmiş is verilerinin bilgisayardan bilgisayara
elektronik olarak değişiminin yapıldığı otomatize edilmiş bir sistemdir [27].
Elektronik veri transferi (EDI) standart is
dokümanlarının organizasyonlar arasında bilgisayardan bilgisayara elektronik
olarak transfer edilmesidir. EDI sistemleri gönderilen dokümanların alıcı
organizasyon tarafından direkt olarak kullanılmasına izin vermektedir. Sistemin
gelişmişlik seviyesine bağlı olarak alınan verilerin herhangi bir insan
müdahalesine gerek kalmadan firma içi uygulamalarda kullanılması mümkün
olabilmektedir. EDI sistemleri telefon , faks, posta gibi
geleneksel doküman transfer yöntemlerinin yerine daha
kolay bir değişim metodu sunmaktadır [28] .
Elektronik veri transferi (EDI) belli bir formattaki
standart is dokümanlarının endüstriyel ticari partnerler arasında bilgisayar
uygulamasından bilgisayar uygulamasına iletilmesidir [18] .
İs dokümanlarının firmalar arasında yapılandırılmış
bir şekilde yani bilgisayara islenebilen bir veri formatında elektronik
transferidir. EDI bir firma içindeki rutin iş dokümanlarının ve işlemlerin
elektronik değişimini içerir. Bu işlemler satın alma siparişleri , ödemeler,
planlamalar , bilgilendirmeler , fiyat bilgileri, sipariş bilgileri ,
çizelgelemeler , test sonuçları , tasıma ve alımlar, finansal raporlar gibi
dokümanları içermektedir. EDI ile bu yüksek güvenlikli dokümanlar
sıkıştırılmış, makinede okunabilir şekilde özel katma değer ağları üzerinden
değiştirilir [29] .
EDI bir firmanın bilgisayar sistemini ticari
partnerlerine bağlayan bir iletişim ağı üzerinden standart is dokümanlarının
elektronik olarak transferidir [30] .EDI özel bir şey değildir. Bir metni
bilgisayarda yazan bir diskete kaydeden ve aynı metni başka bir bilgisayarda
okuyan kişi bir anlamda elektronik veri değişimi yapmış demektir.
Bu nedenle endüstri uygulamalarında EDI ‘ye farklı bir
anlam verilmiştir. Yukarıdaki tanımlar incelendiğinde hepsinde ortak olan üç
nokta olduğu görülecektir. İlk olarak, mesajlar standarttır. Buna göre mesajlar
belli kurallara göre belirlenmiştir. İki ticari partner arasındaki iletişim
kaba sekliyle söyle gerçekleşmektedir. İlk aşamada gönderen taraf bir form
doldurur, bu form daha sonra
bir mesaj işlemcisi tarafından standart sekle
çevrilir. Bu çevrilmiş olan mesaj karsı tarafa gönderilir ve bu mesaj karsı
tarafın mesaj işlemcisi tarafından tekrar okunabilecek formata dönüştürülür.
İkinci olarak, tanımda bilgisayar sistemleri
arasındaki veri değişiminden söz edilmektedir. Bilgisayar uygulamaları
arasındaki değişim sadece saf iletişimi içermekle kalmaz, aynı zamanda bir
uygulama ile oluşturulan ve otomatik olarak gönderilen mesajları da içerir. Bu
özellik firmaların çoğu için EDI uygulamasını bir katma değer teknolojisine
dönüştürmektedir. EDI sadece bir iletişim aracı olarak düşünülürse bir faks
makinesinin pahalı bir alternatifi olmaktan öteye geçemez. Buna ek olarak
firmalar iç uygulamalarında EDI entegrasyonu gerçekleştirmemeleri halinde
potansiyel karlarının %70 ‘ini kaybetmektedirler.
Son olarak EDI katılımcıların ticari işlemlerinin veri
değişimini de içermektedir. Buna göre, aynı şirketin kuruluşları arasındaki
standart bilgi değişimi, EDI olarak kabul edilmemektedir. Bu tür değişimin
zaten uygulandığı ve büyük oranda kullanıldığı unutulmamalıdır. Tanımda
belirtildiği gibi taraflar üreticiler, tüketiciler, bankalar, nakliyeciler,
tedarikçiler gibi bağımsız tüzel kişiler olmalıdır[31] .
Sonuç olarak EDI ticaret yapan iki kurum arasında
insan faktörü olmaksızın bilgisayar ağları aracılığı ile yapılanmış bilgi ve
belgelerin değişimi olarak tanımlanabilir. Temelde tedarik zinciri içeresindeki
partnerler arasında iletişim ve koordinasyonu kolaylaştırmak ve daha etkin bir
hale getirmek için kullanılmaktadır.
Firmalar faks, telefon ve posta gibi geleneksel
yöntemlerle satın alma siparişi , faturalama vb. işlemleri yapmaktansa
elektronik bir yöntem olan EDI’ yi tercih etmektedirler [27]. EDI posta , faks,
telefon gibi diğer mesaj iletim yöntemlerine göre çok farklıdır. Çünkü EDI ‘de
mesaj değişim hızı yüksek ve yüksek güvenirlilikte veriye ulaşım daha kolaydır
[18]. Genellikle elektronik posta ile elektronik veri değişimi arasındaki fark
tam olarak anlaşılamamaktadır. Elektronik posta firmalar arası standart olmayan
bilgilerin değişimidir. Bilgiler bilgisayara insanlar tarafından girilmektedir.
Elektronik veri transferinde ise insan müdahalesi olmaksızın standart
formattaki bilgilerin transferi söz konusudur. Aynı şekilde veri tabanı
enformasyon sistemleri ile elektronik veri değişimi arasındaki ayrımın da
ortaya konulması gerekmektedir. Veritabanı sistemleri müşteriye açıktır.
Müşteri istediği bilgiye direkt olarak ulaşabilir. Elektronik veri değişiminde
ise müşteri istediği bilgiye istediği zaman ulaşamaz [10] .
Avantajlar
Zamandan ve maliyetten tasarruf: EDI ile veriyi sadece
bir kez sisteme girmek yeterli olacaktır. Elektronik ortama bir kez girilen
veri, sistem içerisinde sonraki kullanımlar için sistem içerisinde korunur.
Böylece satış emirleri, faturalar ve benzeri evrakların her defasında el ile
hazırlanmasının neden olacağı zaman kaybı ve maliyetlerden kaçınılmış olur.
EDI uygulamasının başlangıç maliyeti yüksek olabilir,
ancak genellikle bu maliyetler, EDI yararları sayesinde geri kazanılmaktadır.
Hataların azaltılması ve doğruluğun artması : EDI’nin
en önemli avantajlarından biri, tekrarlı işlemlerin önüne geçmesi ve bu nedenle
hatalardan korunmaya izin vermesidir. Genellikle el ile veri girişi yapılan
sistemlerde, toplam hatanın %5’ini bu tür hatalar oluşturur.
Kağıt kullanımı ve arşiv yükünün azaltılması:
Elektronik ortamın avantajı ile kağıt kullanımı büyük ölçüde azaltılır. Belirli
şablonların tasarım, depolama ve benzeri maliyetlerinin yanı sıra yan
unsurların maliyetlerinden de tasarruf edilmiş olur.
İnsan kaynağının etkin kullanımı: El ile yapılan
işlemlerle oldukça fazla vakit yitiren işgücünün çok daha verimli kullanımına
imkan sağlar.
Eşgüdüm sağlaması: EDI sistemleri, işletmelerin
birbirlerine daha güvenilir bağlarla bağlanmasını ve ortak iş amaçları için
bilgi paylaşmalarını sağlar. Bunun sonucu olarak işbirliği çabaları, amacına
çok daha etkin biçimde ulaşır.
Müşteri sadakatinin artması: Müşterilerin taleplerine
hızlı ve gerekli yanıtların verilmesi yolunda avantajlar sunan EDI sistemleri,
müşterilere daha etkin hizmet vermeyi de sağlar.
Sipariş süresinin kısalması: El ile yapılan işlerin
gerektirdiği zaman periyodu, EDI sistemleri sayesinde minimuma inmektedir. EDI
ile iş emrinin gönderilmesi ve alınması süreci çok kısalmaktadır.
Nakit akışını hızlandırması: EDI sistemlerinin belirli
süreçleri hızlandırması ile ödeme-faturalama süreci de hızlanabilir ve
işletmelerin nakit akışının daha da efektif olmasını sağlar.
Stok kontrolünün optimizasyonu: Stok maliyetlerinin ve
stokla ilişkili diğer maliyetlerin aşağı çekilmesi, işletmeler açısından büyük
önem taşımaktadır. Müşteriden işletmeye bilgi akışını hızlandıran ve
etkinleştiren EDI sistemleri, ayni zamanda yüklenilen riskleri de minimuma
indirebilir.
Karar almayı etkinleştirme: EDI sistemleri ile kritik
bilgilere erişim süresi kısalır ve bu durumda önemli kararların alınmasında
süreç hızlanabilir.
Karlılığın artması: Tüm bu fırsatlar ve özellikler
firmalara pazarı genişletme ve karlılığı arttırma olanağı sağlar.
Dezavantajlar
İş ortaklarının da EDI yatırım yapması gerektirir.
EDI‘nin maliyeti yüksektir. EDI kullanımı için bilişim
altyapısı gerekmektedir. Bunlar bilgisayar, ağ, işletme bilişim sistemleri,
uzman personel gibi maliyetleri de beraberinde getirmektedir.
EDI yazılımlarının uyumlu olmaması ve standartlaşmanın
bulunmaması sistemler arası bütünleşikliği zorlaştırır.
EDI, işletmede etkilediği iş alanlarındaki süreçlerin
de yeniden tasarımını (değişim mühendisliği) gerektirebilmektedir.
- Kontrol
zorluğu
- Veri
işleme, uygulama ve iletişim hataları
- Yönetim
ve denetim yollarının potansiyel kaybı
- Üçüncü
taraflara güven
- Ticaret
ortağının sistemine güven
- Sistemlerin
bağımlılığı
- Yetkisiz
işlemler ve dolandırıcılık
Elektronik Veri Değişimi Uygulaması
Tedarikçi ve müşteri arasında gerçekleşen geleneksel
bir iş akışında iş dokümanlarının değişim ve
iletimi, elektronik ve elektronik olmayan yöntemlerle yapılmaktadır.
Elektronik olmayan yöntemlere posta, telefon ve kişisel olarak verilen siparişler
örnek olarak gösterilebilirler.
Geleneksel iş çevresinde iş dokümanlarının elektronik
olarak aktarılmasını sağlayan araçlar ise faks, telefon ve e-postadır. Bu
yöntemlerin kullanılmasıyla teslimat sürelerini azaltmak mümkün olmuştur fakat
veri değişiminin etkinliği üzerinde fazla bir etki sağlanamamıştır. Bunun en
önemli sebeplerinden biri somut belgelere benzer faks ve telefon aracılığıyla
gönderilen bilginin alıcının bilgisayarına tekrar elle tekrar girilmesidir. Bu
ise veri girişinde hatalara sebep olarak tutarsızlıklar meydana getirebilir.
Yine aynı şekilde faks ve e-posta teslimat hızı açısından popüler yöntemler
olmalarına rağmen alınan bilginin hareketi için sadece bu bilginin alınması
yeterli olmamakta bir çalışan tarafından bilgisayara girilmesi gerekmektedir.
Geleneksel iş çevresinde firmaların birbirlerine
gönderdikleri satın alma siparişleri , ürün katalogları , fiyat listesi,
faturalar vb. iş belgelerinin değişimi genellikle posta, telefon, teleks, faks
gibi araçlarla yapılmaktadır. Bu sistemlerin iki büyük dezavantajı vardır.
Bunlardan birincisi; iş dokümanın hedeflenen yere ulaşamaması durumu diğeri ise
dokümanın istenen yere ulaşma süresinin uzun olmasıdır. Özellikle posta hizmetleri ile iş
belgelerinin iletimi 4 ile 6 gün arasında sürmekte ve hızlı posta sistemleri
ise pahalı olmaktadır. Ayrıca bu bahsi geçen 4 ila 6 gün tüm şartların olumlu
gittiği durumlarda biçilen süredir.
Aşağıdaki şekilde geleneksel bilgi akışı görünmektedir. Buna göre bir
müşteri satın alma siparişi oluşturup onu tedarikçiye gönderir. Tedarikçi
siparişi alır. Alınan sipariş bilgisayara tekrar elle girilir ve onaylanmak
üzere tekrar müşteriye geri gönderilir. Onay alındıktan sonra tedarikçi
malların teslimatı için bir taşıma şirketi
kiralar ve malları müşteriye gönderir. Mallar
gönderilmeden önce fatura müşteriye bildirilir ve müşteri tedarikçiye ödemeyi
çek ile yapar. Tedarikçi çeki bankaya yatırır ve para hesabına transfer edilir.
Bu
sistemde görülebileceği gibi bazı olumsuzluklar vardır:
• İletişim etkinliğinin
• Süreçlerin takibinin zor olması,
• Sürelerin uzun olması
• Verilerin yeniden elektronik ortama aktarılırken
veri tutarsızlığı olma ihtimali
Sonuç olarak geleneksel kâğıt tabanlı veri değişim
metotları zaman alıcıdır. Verilerin tekrar girilmesi, hatalı veri girişi vb.
istenmeyen ve yeni anlayışa göre iş süreçlerine hiçbir değer katmayan ve
elenmesi gerektiği düşünülen israflar olarak görülmektedir.
Veri değişiminde bu geleneksel yöntemlere alternatif
olan yöntem EDI ’dir. Elektronik veri değişimi (EDI) sistemi içerisinde veri
bir bilgisayardan diğer bilgisayara direkt olarak gider. Verileri tekrar
bilgisayara girmek, düzeltmeler yapmak gibi insan hatalarına ve gecikmelere
neden olan süreçler elimine edilir. Burada verilerin bir insan tarafından
yorumlanmasına ihtiyaç duyulmamaktadır.
Uygun programlar aracılığı ile veri uygun dosyalara,
uygulamalara veya diğer bilgisayar platformlarına aktarılmaktadır. EDI, iş
belgelerinin içeriğini ve formatını tanımlayacak, veriyi gönderen ve alan
bilgisayarların aynı dili konuşmalarını sağlayacak belirli standartlar
doğrultusunda çalışmaktadır.
Elektronik
veri değişimi teknolojisiyle veri akışı şekil'de görülmektedir. Buna göre bir
satın alma siparişi, alıcının veritabanı uygulama programının oluşturduğu
veriyi içerir. Alıcının uygulama veri tabanı içinde başlayan süreç tedarikçinin
uygulama veri tabanına ulaşıncaya kadar yed aşamadan geçmektedir. Alıcı sipariş
bilgilerini sisteme girer. Sisteme
girilerek oluşturulan düz sipariş dosyası veri tabanından bir harita tarafından
çıkarılır.
Daha sonra bu düz sipariş dosyası arayüz programı
vasıtasıyla belge olarak düzenlenir, denetlenir ve önceden belirlenmiş EDI
arayüz dosyalarına yönlendirilir. EDI arayüz dosyaları sadece EDI çevirici
yazılımları tarafından okunabilir. Bu yazılım arayüz dosyalarını elektronik
belge haline çevirir veya haritalar. Elektronik belge önceden tanımlanmış
formatta sipariş bilgilerini içerir. İletişim yazılımları EDI belgesinin
telefon hatları üzerinden aktarılması için uygun protokoller oluşturur. Modem
ve telefon hatları kullanılarak alıcı standart siparişi satıcının bilgisayarına
gönderir. Tedarikçinin iletişim yazılımı protokoller
yardımıyla dosyayı EDI formatından firmada kullanılan uygulama programının
formatına çevirir. Bu noktadan sonra standart EDI belgesi satıcının bilgisayarı
tarafından tanımlanabilir. Bu uygulamalar tersinden de gerçekleşebilir. Sipariş
alındıktan sonra satıcı otomatik olarak alıcıya bunu bildirir. Bu katma değeri
olan bir iştir. Çünkü geleneksel veri değişim uygulamalarında böyle bir özellik
yoktur. EDI sistemleri aynı zamanda bu
belgelerin düzenlenmesi ve belirli kıstaslara göre
elimine edilmesini sağlar. İleri EDI uygulamaları ile perakendeciler ve onların
tedarikçileri Hızlı Yanıt (QR) sistemi oluşturabilirler. Ayrıca EDI sisteminin
tedarik zinciri içine yayılmasıyla tüm uygulamalardaki verilerin transferi ve
dolayısıyla entegrasyonu mümkündür.
Yukarıdaki açıklamalar ışığında EDI sisteminin üç
temel işlevi bulunmaktadır.
1- Firma içindeki farklı uygulama programlarından
verileri toplamak ya da bunlara verileri iletmek,
2- Veriyi uygulama programında kullanılan formatından
iletişim ağlarında iletilmek için standart bir formata çevirmek ve iletilen
veriyi alıcı tarafın uygulama programında kullanılmak üzere istenilen formata
çevirmek ,
3- Ticari partnerler arasında bir iletişim ağı üzerinden
gerçek verinin iletimini sağlamak olarak sıralamak mümkündür.
Elektronik Veri Değişiminde İletişim
Tipleri
Noktadan noktaya bağlantılar (Direk Bağlantılar) :
Ticari ortaklarla bağlantı kurulabilmesi için telefon hatları ve modemler
aracılığı ile bilgisayarların direkt olarak birbirine bağlanması esasına
dayanmaktadır.
VAN (Katma Değer Ağları) : EDI doküman ya da
mesajlarının güvenli bir ortamda iletimini sağlamak için aracı konumunda
bulunan ve bir postane görevi üstenmekte olan sistemlerdir. Maliyetlidir.
Özel Ağlar : Özel ağlar “one- to –many” sistemler
alarak bilinmektedir. Çünkü EDI sisteminin kontrolü , bakımı ve sahipliği tek
bir firmaya aittir. Sadece sistemin sahibi olan firma ve bu firmanın ticari
partnerleri tarafından kullanılabilir.
İnternet tabanlı EDI : İnternet kısa bir süre
içerisinde tüm dünyanın olduğu gibi EDI gruplarının da dikkatini çekmeyi
basarmıstır. İnternet hem içsel hem de dışsal bilgi paylaşımı için düşük
maliyetli bir sistemdir. Düşük maliyetinden dolayı; EDI yi küçük ve orta
büyüklükteki işletmeler tarafından da kullanılabilir hale gelmistir.
Literatür Taraması
Literatürde EDI performansını etkileyen kriterler
değişik şekillerde gruplandırılmıştır. Bu çalışmalardan S.Lee ve B.Kim
tarafından 2004 yılında yapılan bir çalışmada EDI performansının yukarıda da
belirtildiği gibi EDI sisteminden elde edilen faydalar ile ölçülebileceği fikri
savunularak bu görüş ışığında 18 tane EDI başarı faktörü belirlenmiştir. Daha
sonra Kore’de 202 firma ile yapılan anket çalışması neticesinde elde edilen
sonuçlara göre bu performans kriterleri faktör analizi ile 5 ana grupta
birleştirilmiştir. Bu gruplar rekabet avantajı, işlem zamanlarının azaltılması,
enformasyon kalitesinin iyileştirilmesi, işlem maliyetlerinin düşürülmesi,
geliştirilen operasyonel etkinlik olarak sıralanmaktadır. Rekabet avantajı;
geliştirilen pazar payı, artan satış oranları, verimlilik artışı ve elde edilen
stratejik avantajları; işlem zamanlarının azaltılması, iş süreçlerinin basitleşmesi,
işlem zamanlarındaki azalma, cevap verme sürelerinin kısalmasını; enformasyon
kalitesinin iyileştirilmesi, enformasyon doğruluğundaki iyileşmeler, kontrol
işlemlerinin hızlanması, işlem hızındaki artışı; işlem maliyetlerinin
düşürülmesi, girdi maliyetlerinin düşürülmesi, işlem maliyetlerinin
düşürülmesi, envanter elde tutma maliyetlerinin düşürülmesini; geliştirilen
operasyonel etkinlikler ise manuel işçi maliyetlerinin düşürülmesi, işçi
maliyetlerinin düşürülmesi ve müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesini
içermektedir. EDI performans faktörleri operasyonel ve stratejik performansın
her ikisini de içermektedir. İşlem zamanlarının azaltılması, enformasyon
kalitesinin iyileştirilmesinin önemi rekabet avantajından daha fazladır.Kore
‘deki firmaların EDI’ yi stratejik bir araçtan daha ziyade etkinlik ve
efektiflik geliştirme aracı olarak gördüklerini göstermektedir.
Makalede faktör analizinden sonra Fuzzy Cognitive
metodu kullanılarak performans kriterleri arasında ilişki olup olmadığı
incelenmiştir. Bu analiz neticesinde performans ölçüm faktörlerinin aralarında
bir ilişki olduğu ortaya çıkmış. EDI kullanımının proses sürelerini azalttığı
bunun ise proses maliyetlerine etki ettiği saptanarak bu ilişki ortaya
konmuştur. Düşen proses maliyetlerinin operasyonel etkinliğin iyileşmesi ile
ilişkili olduğu, operasyonel etkinliğin ise organizasyonel yapının değişmesi,
insan kaynakları yönetimi, iş çizelgelemeleri gibi faktörlerin değişiminden
oluştuğu ve organizasyonel etkinlik de bu faktörlerin etkili olduğunu düşünmek
önemlidir. Enformasyon kalitesi düşürülen proses maliyetleri ile ters
orantılıdır. Çünkü enformasyon kalitesi donanıma yapılan yatırım ,veri tabanı
yönetim sistemleri, insan kaynakları ve veri yönetimi ile ilişkilidir. Bunlar
ise proses maliyetlerini artırırlar. Modelde FCM yönteminden yararlanırken
yapısal denklemler kullanılmıştır.
Modelde cognitive map EDI performans faktörlerini
bulmak için kullanılmıştır. Performans faktörleri arasındaki ilişkilerin ancak
yapısal bir denklem modeli ilebelirlenebileceği belirtilmiştir. Çalışma
sonuçlarına göre EDI performans faktörlerinin kendi aralarında ilişkili
oldukları, EDI ile ilk aşamada proses zamanlarının azaltılmasıyla proseslerdeki
etkinsizliğin ortadan kaldırabileceği belirtilmiş. Ayrıca eri süreçlerindeki
geliştirilen gerçeklik seviyesinin enformasyon kalitesini, müşteri ilişkilerini
ve operasyonel etkinliği artıracağı belirtilmiş. Artırılan operasyonel
etkinliğin ve düşürülen proses maliyetlerinin rekabet avantajını artıracağı
belirlenmiş. Sonuç olarak , EDI kullanan firmaların ilk olarak proses
zamanlarını azaltmaya odaklanmaları ve sonra da enformasyon kalitesini ,proses
maliyetlerini azaltmak ve operasyonel etkinliği artırmak için çalışmaları
gerektiği sonucu çıkarılmış. Bütün bunların sonucunda ise rekabet avantajının
kazanılacağı belirtilmiş.
Literatürde EDI performansı ile ilgili bir diğer
çalışma ise S.Lee ve G.Kim tarafından 2005 yılında yapılmıştır. Bu çalışma
kapsamında partner tutumlarının EDI uygulamaları üzerindeki etkileri ve EDI uygulamalarının
da EDI performansı üzerindeki etkileri incelenmiştir. Çalışma kapsamında
partner tutumları partner güveni , partner bağımsızlığı ve partnerlerin sisteme
bağlılığı olarak üç başlık altında incelenmiştir. Yine bu çalışmada EDI
uygulamaları konusunda daha önce literatürde geçen araştırmalar özet bir tablo
halinde sunularak EDI uygulamaları kullanışlılık, entegrasyon ve çeşitlilik
olmak üzere üç alt başlıkta ele alınarak her bir kriterin EDI performansına
direkt ya da dolaylı etkileri araştırılmıştır. EDI uygulamalarının ise
organizasyon içindeki ticaret, perakende, taşıma,bankacılık,üretim ve sigorta
gibi temel işlemler için analizi yapılmıştır. Bu çalışmada performans
faktörlerinin EDI üzerindeki etkileri ve kendi aralarındaki ilişkiler Path analizi
yapılarak incelenmiştir. Araştırmada aşamasında 110 Kore firmasında anket
yoluyla veri toplanmıştır. Araştırma sonuçlarına göre; partner tutumlarının EDI
kullanışlılık ve entegrasyonu ile EDI performansı üzerinde etkili olduğu
saptanmıştır. EDI uygulamalarında entegrasyon ve kullanışlılığın EDI
performansı üzerinde önemli ölçüde etkili olduğu buna rağmen EDI çeşitliliğinin
ise performans üzerinde herhangi bir etkisinin olmadığı tespit edilmiştir.
Dolayısıyla performans entegrasyon ve kullanışlılık oranının artmasıyla,
doküman çeşitliliğinin artmasından daha fazla ilgilidir. Yine araştırma
sonuçlarına göre partner güveni ile sistem performansı arasında önemli bir
ilişki olduğu saptanmıştır. Fakat bu ilişkinin dolaylı olduğu ortaya
konulmuştur. Aynı şekilde partner bağımsızlığı ile partnerlerin sisteme
bağlılığının entegrasyon ve kullanışlılık üzerinden EDI performansını
etkiledikleri anlaşılmıştır. Analiz sonuçlarına göre partner tutumlarının EDI
performansı üzerindeki etkileri büyükten küçüğe doğru partner güveni,
partnerlerin sisteme bağlılığı(benimsemesi), partner bağımsızlığı şeklinde
sıralanmıştır.
Bir başka çalışma da 1998 yılında M.McGowan ve G.Modey
tarafında icra edilmiştir. Bu çalışmada organizasyonel faktörlerin EDI
uygulamaları üzerindeki etkileri araştırılmıştır. Yine bu çalışma kapsamında
EDI uygulamaları işlem hacmi, çeşitlilik ve kullanışlılık olarak üç alt başlık
halinde incelenmiştir. Organizasyonel faktörler ise organizasyonel yapı (
büyüklük,yönetim şekli, departman sayısı vb.) ve organizasyonel öğrenme (
eğitim, teknik uzmanlık seviyesi, organizasyonel bilgi seviyesi vb.) olmak
üzere iki alt başlığa ayrılmıştır. Daha sonra bu iki alt başlığın EDI
uygulamaları üzerindeki etkileri incelenmiştir. Araştırma kapsamında veri
toplama sürecinde 235 firmadan alınan anket sonuçları neticesinde gerekli
analizler yapılarak şu sonuçlar elde edilmiştir:
• Organizasyonel büyüklüğün ,merkezi organizasyon
yapısının, organizasyondaki fonksiyonel farklılığın EDI işlem hacmi ,
çeşitlilik ve kullanışlılığı ile doğru orantılı olduğu anlaşılmıştır.
Organizasyonel öğrenme açısından yapılan analizler
neticesinde ise;
•Eğitim olanakları EDI kullanışlılığı ile doğru
orantılı iken EDI hacim ve çeşitliliği ile ters orantılı olduğu
•Teknik tecrübe ve EDI bilgi seviyesinin EDI
kullanışlılık ,hacim ve çeşitliliği ile doğru orantılı olduğu ortaya
konulmuştur.
2000 yılında S.Lee tarafından yapılan bir başka
çalışmada ise EDI kontrollerininperformans üzerindeki etkileri araştırılmıştır.
Bu çalışma kapsamında EDI kontrolleri formal , informal ve otomatize kontroller
olmak üzere üç alt başlık halinde incelenmiştir. Daha sonra her bir kontrol
biçimi içsel ve dışsal kontrol olmak üzere bir alt başlık halinde ayrıca
incelenmiştir. EDI kontrollerinin EDI performansı üzerindeki etkilerini
incelemek için Genetic Algoritma yönetimi kullanılarak sonuca gidilmiş.
Araştırma sonuçlarına göre; içsel formal uygulama kontrolleri, dışsal formal
VAN kontrolleri ve içsel otomatize uygulama kontrolleri bağımlı değişken
olduğunda entegrasyon diğerlerinden daha fazla önemli olmaktadır. Geliştirilen
ilişkiler bağımlı değişken olduğunda, içsel formal uygulama kontrolleri, içsel
formal iletişim kontrolleri, dışsal otomatik kontroller(VAN tarafından yapılan)
ve dışsal formal otomatik kontroller (ticari partnerler tarafından yapılan)
önem arz etmektedir. Rekabet avantajı için ise içsel formal iletişim, dışsal
formal VAN ve ticari partnerler tarafından yapılan dışsal otomatik kontroller
en fazla öneme sahip olmaktadır.
Bu çalışmadaki ana varsayım EDI kontrollerinin EDI
uygulama ve performansını pozitif etkilediğidir.Bu çalışma ile EDI sisteminin
daha yüksek performans seviyesinde kullanılması için EDI kontrollerinin
hangilerine daha fazla ağırlık verilmesi gerektiği ortaya konulmakta ve EDI
sistemini kontrol etmek isteyen yöneticilere doğru kontrol birimlerine
kaynakları aktararak bu konudaki yanlış kaynak kullanımının önüne geçilmesi
konusunda yol gösterilmektedir.
1999’da S.Lee ve I.Han tarafından yapılan çalışmada
EDI kontrollerinin EDI performansı üzerindeki
etkileri yanında kendi aralarındaki ilişkileri de araştırılmış. EDI kontrolleri
formal ,informal,otomatize ana başlıkları altında toplam 12 başlık olarak ele
alınmış. Burada analiz için Path analizi yönetimi tercih edilmiş.
S.Lee, K.Lee ve I.W.Kary tarafından 2005 yılında
yapılan çalışmada yine EDIkontrollerinin performans üzerindeki etkileri ele
alınmış. Bu çalışma veri zarflama
analizi kullanılarak bir takım girdi ve çıktı değişkenlerine göre
performans değerlendirmesi yapılmış. Bu çalışmada diğer çalışmalardan farklı
olarak EDI kontrolleri formal ve otomatize olarak ele alınmış. Bunun sebebi ise
informal kontrollerin somut olarak ölçümünün çok zor olmasıdır. Bu çalışmada
girdi olarak EDI kontrolleri çıktı olarak ise EDI uygulamaları ve EDI performansı
alınmış. EDI ygulamaları entegrasyon ve kullanışlılık, performans ise cevap
verme zamanının azaltılmasıyla geliştirilen müşteri ilişkileri , hatalardan
kaynaklanan gecikmelerin azaltılmasıyla geliştirilen müşteri ilişkileri, mesaj
içeriklerinin ve kimlik doğrulama ile artan güven, enformasyonun artan doğruluk
seviyesi ile ilişkilerin gelişmesi ve 3. parti servis sağlayıcının sağladığı
mesaj koruma hizmetleri ile ilişkilerde artan güven seviyesi olarak
belirlenmiştir. Araştırmada 110 Kore firmasından anket yoluyla alınan veriler
veri zarflama analizi metodu ile değerlendirilmiştir. Bu analiz kapsamında
içsel iletişim hariç olmak üzere girdi değişkenlerinin (tüm formal kontroller)
otomatize kontrollerden sistemin etkinliğini artırmak için daha fazla kullanım
seviyesinin azaltılması daha yüksektir. EDI kullanıcıları formal kontrol
kullanım seviyesini otomatize kontrollerden daha fazla azaltmalıdırlar.
Buraya kadar aktarılan çalışmalarda EDI kontrolleri,
partner tutumları, EDI uygulamaları gibi faktörlerin EDI performansı üzerindeki
etkilerine yoğunlaşıldığı görülmektedir.Bir takım araştırmalara göre iş
partnerlerinin baskısı sonucu EDI kullanmaya başlayan firmalarda maliyetlerin
azaltılması ve operasyonel etkinlik gibi EDI faydalarının elde edilebileceğine
şüphe ile yaklaşılmaktadır. Bir başka deyişle EDI sisteminin bir firmada sadece
uygulanmakta olması sistemin performansı için yeterli olmamakta, uygulama
haricindeki bir takım organizasyonel faktörler de hem sistem getirisini hem de
buna bağlı performansı etkilemektedir.
Dolayısıyla bu tez çalışması kapsamında literatürde
EDI performansı üzerindeki etkileri araştırılmış olan EDI kullanımı ve EDI
kullanımı üzerine etki eden faktörler de göz önüne alınarak bu faktörlerin EDI
perfomansı üzerindeki direkt ya da dolaylı etkileri de incelenmek üzere
literatür araştırmalarından bir yönde daha farklı ve geniş çapta bir performans
ölçüm modeli hazırlanmıştır. EDI performansına etki eden faktörler EDI
kontrolleri, organizasyonel faktörler, dışsal faktörler, EDI uygulamaları,
partner tutumları olarak ele alınarak bu faktörlerin EDI performansı üzerindeki
etkileri ve kendi aralarındaki ilişkiler ele alınmıştır.
Neler Yapılabilir?
EDI Sistemlerinin geleceği
EDI sistemleri yaklaşık 30 yıldan fazla süredir iş çevrelerinde
kullanılmakta olan bir entegrasyon ve iletişim aracıdır. EDI kullanımı
öncellikle firmalara özel standartlarla başlayıp endüstri ve nihayetinde de
birçok endüstriyi kapsayacak şekilde genişletilmiştir. Uzun yıllar boyunca
kağıt tabanlı iş süreçlerini ve iş süreçleri içindeki gereksiz aşamaları
elemine etmek için kullanılması gereken önemli bir yöntem olarak düşünülmüştür.
Bunun yanında e-postanın da kağıt kullanımını elemine etmesi bazen EDI
mesajları ile e-postanın birbirine karıştırılmasına sebep olan etmenlerden biri
olmuştur.
Fakat e-posta standart bir yapıya sahip değildir ,
bilgisayar tarafından yorumlanamaz ve bu enformasyonun yorumlanması için
sisteme insan müdahalesi gerektirir. EDI alanında e-posta iletişim
teknolojilerinin gelişmesi ile beraber firmalar sadece metin dosyalarını değil
aynı zamanda mühendislik çizimleri , grafikler gibi standart EDI dokümanlarını
da iletebilir duruma gelmişlerdir.
İnternet platformuna doğru kayan bugünün iş ortamında
sürükleyici teknolojilerden biri de EDI sistemleridir. Bu ortam içerisinde
insanların ve süreçlerin verimliliklerinin iyileştirilmesi ve iş
enformasyonlarının değişiminin yalınlaştırılması ana düşüncelerden bazılarıdır.
Örneğin barkod ve EDI sistemlerini birlikte kullanan perakendeciler tüketici
bilgilerinin doğru ve hızlı değişiminin bir yolunu bulmuşlardır. Yine aynı
şekilde bu yöntemle tedarikçilerine satış noktasında gerçek zamanlı envanter
seviyesi enformasyonu sağlayarak doğru ürünlerin doğru zamanda en iyi fiyatla
raflarda yerini almasını sağlamışlardır. Firma içerisindeki iş süreçlerinin
otomatikleştirilmesi için katalizör görevi üstlenen benzer düşünce ve
teknolojiler firmalar arası ilişkilere
de uygulanabilir. Günümüz iş dünyasında işçilik, posta ve kâğıt işlemlerinin
maliyetleri artmaktadır. Çalışan ve kâğıt harcamalarının azaltılması için daha
etkili bilgisayar ve teknolojilerin kullanımı artmaktadır. Herkes müşteri
bağlılığını sağlamak ve müşteri memnuniyetini artırmak için çaba
göstermektedir. Bağlılık ise iyi ürün, kabul edilebilir fiyatlar ve hızlı ürün
teslimini gerektirmektedir. Böyle bir ortamda internet gibi hızlı ,ucuz ve
firmalar arasındaki entegrasyon ve iş ilişkileri ile müşteri hizmetlerini
geliştiren ve rekabet avantajı sağlayan bir stratejik silahın EDI sistemlerinde
kullanılması kaçınılmaz olmuştur.
İnternet Tabanlı EDI
Coğrafi unsurlar internetin gelişimi ile beraber yavaş
yavaş ortadan kalmıştır. İnternet kullanımının artması ve e-postanın yaygın
olarak kullanılmasına paralel olarak firmalar tarafından rekabet avantajı
kazanmak için yeni arayışlara itmiş ve bunun neticesinde EDI kullanımı
yaygınlaşmış ve internet EDI ortaya çıkarılmıştır. Yeni EDI ile iş tahminleri
yapan, yapay zeka uygulamları ile
desteklenen daha düşük EDI kurulum masrafları ile içsel ve dışsal tüm
süreçlerin entegresini sağlayan, küçük ve orta ölçekli firmalar tarafından da
rahatlıkla kullanılabilen bir sistem olarak anlaşılmaktadır. Internette EDI
servis odaklı mimariler sayesinde bir çok sistemle entegre çalışabilmektedir. Barkod ve EDI sistemlerini birlikte kullanan
perakendeciler tüketici bilgilerinin doğru ve hızlı değişiminin bir yolunu
bulmuşlardır. Yine aynı şekilde bu yöntemlerle tedarikçilerine satış noktasında
gerçek zamanlı envanter seviyesi bilgisi sağlanarak, doğru ürünlerin doğru zamanda
en iyi fiyatta raflarda yer almasını sağlamıştır. Yeni EDI iş akışlarının daha pasit
prosedürlerle oluşturmayı hedeflemektedir. . Bilindiği gibi geleneksel EDI
sistemleri katma değer ağları üzerinde çalışmaktaydılar. Günümüzde pahalı olan
EDI sistemlerinin yüksek maliyetlerini azaltmak için internet tabanlı EDI
düşüncesi ortaya atılmıştır. İnternet
tabanlı EDI adını alan bu yaklaşım EDI işlemlerinin internet üzerinden
gerçekleştirilmesine olanak sağlayan bir yapıdır. Günümüzde internet teknolojisindeki
gelişmelere paralel olarak bu teknolojinin EDI sistemlerinde kullanılmaya
başlanmasıyla beraber birçok küçük ve orta büyüklükteki işletmeler için daha
düşük maliyetlerde olan bu sistemi uygulama imkânı bulmuşlardır. İnternet özellikle küçük ve orta ölçekli
işletmeler için tedarik zinciri içerisinde etkin bir şekilde yer alması için
çok önemli bir araç konumundadır. İnternet tabanlı EDI ile tedarikçi firmalar
yazılım geliştirilen 3.parti firmalar tarafından desteklenirler. Yazılım
firmalarından temin edilen internet arayüz yazılımları ile EDI yazılımlarının
kullanılmasına ihtiyaç duyulmadan standart bir web-browser kullanarak bir
e-form üzerinden tedarikçinin bilgiye ulaşmasına izin vermektedir. Bu bilgi
sonra EDI işlemine dönüştürülüp ana firmaya gönderilmektedir.
Firma içerisindeki iş süreçlerinin
otomatikleştirilmesi için katalizör görevi üstlenen benzer düşünce ve
teknolojiler firmalar arası ilişkilere de uygulanabilir. Aynı şekilde maliyeti
düşürecek ve işlemleri hızlandıracak fikirler de EDI sistemlerine entegere
edilebilir.
Sonuç
Küresel rekabet ortamında günümüzde lojistik alanında
rekabetçi anlayıştan çok karşılıklı fayda ve işbirliğine dayalı bir model
gözlemlenmektedir. Piyasa değerlendirilmesi yapıldığında bu işbirliğine ve
güvene dayalı modelin rekabet üstünlüğü sağlamada önemli etkileri bulunduğu
gözlemlenmektedir. Bu işbirliği yapılırken taraflar arası şeffaflık derecesi
başarı kriterini etkilemektedir. Bu başarının sağlanması için firmalar arası
bilgi aktarımının doğru bir şekilde ve doğru zamanda gerçekleşmesi gerekir. Bu
noktada elektronik veri değişimi ,bir çok işletme tarafından tedarikçilerle
gerçekleştirilecek bilgi alış verişinin şeffaf ve doğru zamanda yapılmasını
sağlamaktadır. EDI sayesinde alıcı-tedarikçi arasında kordine bir ilişki
sağlanmaktadır. Doğru bilginin doğru zamanda doğru yerde olması çıkabilecek
hataları mimimum seviyeye indirir. Geçmişe yönelik bilglerin istatistiki
modellerle analiz edilmesi sağlanabilir. Bu analizlerin sonucu üretkenlik ve
verimliliğin artması sağlanabilir. EDI teknolojileri özellikle geniş
organizasyonlu şirketler için başarılı sonuçlar vermektedir. Internet
teknolojilerinin gelişmesi EDI'nın gelişme hızını arttırmıştır. Internet,
elektronik belge değişimini daha düşük maliyetlerle ve hızlı bir şekilde
gerçekleşmesine olanak sağlamıştır.
KAYNAKÇA
·
Russell, S. H. (2000), Growing World of
Logistics, Air Force Journal of Logistics,
http://findarticles.com/p/articles/mi_m0IBO/is_4_24/ai_74582445/pg_1,
14.09.2006.
·
Tanyaş, M. (2003), Lojistik ve Tedarik
Zinciri Yönetimi, Otomasyon Dergisi, Sayı 136, http://www.bilesim.com.tr,
12.02.2006.
·
Rushton, A. vd. (2006), The Handbook of
Logistics and Distribution Management, London: Kogan Page.
·
Ballou,
R. H. (1999), Business Logistics Management Planning, Organizing and
Controlling The Supply Chain, London: Prentice Hall International.
·
Tuna, O. (2001), Türkiye İçin Lojistik ve
Denizcilik Stratejileri: Uluslar arası ve Bölgesel Belirleyiciler, Dokuz Eylül
Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, Cilt:3, Sayı:2, Antalya.
·
Baki,
B. (2004), Lojistik Yönetimi ve Lojistik Sektör Analizi, Trabzon: Lega
Kitabevi. Ballou, R. H. (1999), Business Logistics Management Planning,
Organizing and Controlling The Supply Chain, London: Prentice Hall
International.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder